Задача
Перед компанией «АТОМС-Консалтинг» была поставлена задача разработать и автоматизировать модель ФОТ (фонда оплаты труда) для организации, 
являющейся концессионером. Среди требований, озвученных Заказчиком, – возможность автоматического обновления и сопоставления данных различных периодов, интеграция модели с существующей информационной системой, удобство в эксплуатации (обмен данными по «одной кнопке»). Для топ-менеджмента немаловажным фактором комфортной работы является дружественный, удобный и наглядный интерфейс предоставления отчетности.
На момент принятия решения о модели ФОТ в компании уже внедряли платформу Anaplan для решения различных финансовых задач. Ее возможности удовлетворяли всем предъявленным руководством Заказчика требованиям. Поэтому было принято решение использовать инструменты Anaplan и для создания модели планирования фонда оплаты труда. Реализация проекта заняла 1 месяц.
Особенности проекта
В компании работает более 1000 сотрудников, которые территориально распределены практически по всем субъектам Российской Федерации. За счет того, что проект – концессия и проходит определенные этапы в своем развитии, число людей, необходимое на каждом из этапов, нестабильно. Поэтому штатное расписание достаточно часто претерпевает серьезные изменения. Кроме этого, Заказчику требовалась высокая степень детализации информации – до конкретного сотрудника. С учетом количества работающих реализовать такие изменения вручную (без соответствующей информационной системы) – задача нетривиальная. Как и оценить стоимость для компании каждого сотрудника, имея в виду корректировки организационной структуры и штатного расписания.
Ключевым требованием руководства компании стала первоначальная возможность работы с мастер-данными, т.е. возможность «пересобрать» структуру подчиненности отделов и подразделений для получения корректного штатного расписания. После этого необходимо предусмотреть добавление в обновленную оргструктуру информации по сотрудникам. Причем, пользователь (руководитель подразделения) должен иметь возможность в режиме реального времени отслеживать, как меняется бюджет фонда оплаты труда при изменении штатного расписания. Учитывая количество сотрудников и постоянные корректировки штатного расписания, процесс этих изменений должен быть управляемым.
Кроме этого, пользователям была необходима возможность сравнивать данные по структуре и деньгам различных периодов, т.е. до изменения штатного расписания и после.
Заказчик хотел получить глубоко кастомизированную модель, «заточенную» под его видение бизнеса и потребности.
Как работает модель
Из 1С в модель ФОТ загружается фактическое штатное расписание – сотрудники, подразделения, в которых они работают, оклады, надбавки и т.д. Информация загружается в «плоском виде».
Поскольку с плоской таблицей работать неудобно, то генерируется оргструктура на уровне подразделений. В связи с тем, что подразделения имеют подчиненные связи между собой, генерируется иерархический справочник, который включает ЦФО, многочисленные региональные подразделения, департаменты, отделы, группы внутри этих отделов и взаимосвязи между ними. Таким образом, создается иерархия подразделений.
Чтобы руководители (начальники отделов, директора департаментов) могли вносить изменения, созданный справочник копируется. В полученный шаблон специалисты, которым предоставлены права доступа, могут вносить изменения: переименовывать, удалять, добавлять подразделения. Первоначально они делали это вручную самостоятельно. Но позже было принято решение вносить изменения через систему заявок, т.е. руководитель заполняет заявку на необходимую корректировку и отправляет ее администратору, который выполняет поставленную задачу. Система заявок интегрирована в модуль ФОТ.
После этого к созданной бюджетной структуре подразделений подгружается фактическая структура штатного расписания, т.е. в модуль вносятся сотрудники. Причем, благодаря прописанным алгоритмам, система «понимает», куда попадет конкретный специалист, даже если у отдела поменялось название. Далее руководители департаментов могут осуществлять базовые действия по планированию средств на оплату труда работникам – видеть оклады специалистов, увеличивать или уменьшать их, менять параметры, переводить из одного отдела в другой или сократить его, создавать новые вакансии, встраивая их в оргструктуру, назначать зарплату новым сотрудникам, учитывать премии, переработки, социальные налоги и т.д. На уровне топ-менеджеров набор параметров включает, в частности, % повышения зарплаты по грейду. Все изменения сразу же применяются в модели.
В результате получаем иерархический справочник «Штатное расписание-бюджет» со всеми базовыми предпосылками и с итоговыми расчетами оплаты труда и социальных налогов. Этот расчет «обогащается» пакетом дополнительных атрибутов, которые потребуются при составлении прогнозной отчетности. Всего таких атрибутов 38, из которых 20 – обязательных. Например, статьи управленческого учета: с помощью мэппинга задается соответствие каждого показателя статье управленческого учета. Важным атрибутом является также «версия»: у пользователей есть возможность сравнивать разные версии бюджетов: бюджет – прогноз, бюджет – факт. К атрибутам также относится логика бюджетирования – текстовое описание, как считали конкретную сумму. К этой же категории можно добавить источник планирования – заключенный договор, экспертная оценка или нормативы и т.д. Инструменты Anaplan позволяют в любой момент времени сразу после изменения цифры или параметра видеть корректную отчетность, пересчитанную с учетом произведенных изменений.
Таким образом, руководитель получает следующие отчеты: расчет оплаты труда, численность по оргструктуре (по своему подразделению), затраты по разным статьям (по своему отделу), сменные графики работ и т.д. Система позволяет учитывать множество разных нюансов – фактически отработанное время, возможность дозагрузки сотрудника, коэффициент надбавок и т.д. Таким образом, можно оценить, какова реальная стоимость каждого сотрудника с учетом отработанного времени, доплат, премий и т.д.
Кроме этого, функциональность Anaplan позволяет сравнивать первоначальные данные и данные после внесенных изменений.
Данные, необходимые для формирования отчета о прибылях и убытках, баланса, отчета о движении денежных средств, передаются из модели ФОТ в модель бюджетирования автоматически.
Сегодня дальнейшее развитие модуля осуществляют специалисты заказчика.
Результаты
Среди наиболее значимых результатов проекта необходимо отметить следующие:
- Оперативная корректировка организационной структуры и штатного расписания с возможностью перемещения сотрудников по различным подразделениям и отслеживанием в режиме реального времени стоимость каждого специалиста для компании.
- Обеспечение сопоставимости между данными различных исторических периодов.
- Возможность автоматического обновления данных, которое производится по одной кнопке.
- Наличие инструментов (дэшбордов), обеспечивающих удобный и оперативный просмотр отчетности топ-менеджментом компании.
- Интеграция модуля ФОТ с информационной системой заказчика.
- Интеграция модуля ФОТ с информационной системой заказчика.